Prawidłowe prowadzenie ewidencji odpadów jest jednym z kluczowych obowiązków każdego przedsiębiorcy mającego do czynienia z gospodarką odpadami. System BDO znacząco zmienił sposób, w jaki firmy raportują i kontrolują swoją ewidencję odpadów. Obowiązujący w Polsce od stycznia 2020 roku cyfrowy system ewidencji odpadów BDO to narzędzie nie tylko kontrolne, ale i praktyczne, które ma usprawniać raportowanie, zwiększać transparentność i wspierać ochronę środowiska.
Z tego artykułu dowiesz się:
Obowiązek ewidencji – kogo dotyczy?
Zgodnie z ustawą z dnia 14 grudnia 2012 r. o odpadach, ewidencję odpadów prowadzą wszyscy przedsiębiorcy, którzy wytwarzają odpady inne niż komunalne oraz ci, którzy zajmują się ich zbieraniem, przetwarzaniem lub transportem.
Obowiązek ten obejmuje zarówno duże zakłady produkcyjne, jak i mniejsze firmy usługowe – o ile generują odpady podlegające ewidencji. Wyjątkiem są podmioty wytwarzające wyłącznie odpady komunalne w ramach codziennego funkcjonowania biura, a także niektóre mikroprzedsiębiorstwa.
Warto przy tym pamiętać, że nawet niewielkie ilości niektórych odpadów mogą powodować konieczność rejestracji BDO i prowadzenia ewidencji – wszystko zależy od rodzaju, kodu i klasyfikacji odpadu.
Co składa się na ewidencję odpadów?
BDO ewidencja odpadów opiera się na trzech podstawowych dokumentach elektronicznych:
- Karta przekazania odpadów (KPO) – służy do dokumentowania przekazania odpadu pomiędzy jego posiadaczami. Musi być wystawiona przed faktycznym przekazaniem odpadu.
- Karta ewidencji odpadów (KEO) – stanowi indywidualną „kartotekę” dla każdego rodzaju odpadu, która dokumentuje jego ilość, sposób zagospodarowania oraz historię przemieszczeń w przypadku, gdy podmiot wytwarza odpady niebezpieczne od 100 kg lub pozostałe (nie licząc komunalnych od 5 ton.
- Karta ewidencji odpadów komunalnych (KEOK) – przeznaczona dla gmin i firm komunalnych, zajmujących się odbiorem odpadów z gospodarstw domowych.
Każdy z tych dokumentów tworzony i obsługiwany jest w systemie BDO, bez możliwości prowadzenia ich wyłącznie w formie papierowej.
Jak prowadzić ewidencję BDO krok po kroku?
Prowadzenie ewidencji BDO wymaga znajomości przepisów oraz biegłości w obsłudze systemu. Proces ten obejmuje:
- Rejestrację w systemie BDO – uzyskanie numeru rejestrowego, przypisanego do konkretnego rodzaju działalności odpadowej.
- Wystawianie KPO – przed każdym przekazaniem odpadu należy wystawić kartę przekazania, w której określa się kod odpadu, jego masę oraz dane odbiorcy.
- Bieżące prowadzenie KEO – każda zmiana masy odpadu (wytworzenie, przekazanie, unieszkodliwienie) musi zostać odnotowana w karcie ewidencji.
Roczne sprawozdanie BDO – do 15 marca każdego roku należy sporządzić i złożyć sprawozdanie za rok poprzedni, na podstawie danych z kart ewidencji i przekazań.
Najczęstsze błędy w ewidencji odpadów
Pomimo pozornej prostoty, ewidencja odpadów BDO sprawia przedsiębiorcom wiele trudności. Wśród najczęstszych błędów znajdują się:
- nieprawidłowe przypisanie kodu odpadu (zgodnie z katalogiem odpadów),
- niedopełnienie terminu wystawienia KPO – musi być ona zatwierdzona przed odbiorem,
- błędne oznaczenie procesu zagospodarowania (odzysk, unieszkodliwienie),
- przekazywanie odpadów podmiotom bez wymaganych zezwoleń.
Tego typu nieprawidłowości mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych.
Sankcje za brak lub błędną ewidencję
Nieprowadzenie ewidencji odpadów lub jej prowadzenie niezgodnie z przepisami może skutkować:
- grzywną do 1 miliona złotych,
- karami administracyjnymi nakładanymi przez WIOŚ,
- cofnięciem decyzji administracyjnych związanych z gospodarką odpadami.
W przypadku kontroli przedsiębiorca musi przedstawić pełną dokumentację – elektroniczną i archiwizowaną – obejmującą min. 5 ostatnich lat.
Jak prowadzić ewidencję bezpiecznie i zgodnie z prawem?
Warto wdrożyć kilka dobrych praktyk, które usprawniają prowadzenie ewidencji odpadów:
- integracja systemu BDO z firmowym ERP – automatyzacja procesów.
- regularna archiwizacja danych w BDO oraz potwierdzeń przekazań,
- szkolenie pracowników odpowiedzialnych za gospodarkę odpadami,
- cykliczne audytowanie ewidencji – najlepiej raz na kwartał,
- korzystanie z zewnętrznego doradztwa środowiskowego.
BDO ewidencja odpadów a odpowiedzialność przedsiębiorcy
Zarządzanie odpadami to nie tylko obowiązek prawny, ale również element odpowiedzialności środowiskowej. Przez transparentną ewidencję odpadów przedsiębiorca:
- minimalizuje ryzyko sankcji,
- buduje wizerunek firmy odpowiedzialnej ekologicznie,
- może lepiej zarządzać kosztami utylizacji i recyklingu,
- uzyskuje kontrolę nad procesami logistycznymi i produkcyjnymi.
Co więcej, poprawna ewidencja jest fundamentem przy ubieganiu się o certyfikaty środowiskowe czy udział w przetargach z wymaganiami CSR.
Najczęściej zadawane pytania – ewidencja odpadów
Czy moja firma musi prowadzić ewidencję odpadów w BDO?
Jeśli wytwarzasz odpady inne niż komunalne, zbierasz je lub przetwarzasz – najprawdopodobniej masz taki obowiązek. Zwolnione są firmy generujące wyłącznie odpady komunalne.
Co to jest KEO i kiedy muszę ją prowadzić?
KEO (Karta Ewidencji Odpadów) prowadzi się osobno dla każdego rodzaju odpadu. Musi być aktualizowana na bieżąco.
Kiedy wystawia się Kartę Przekazania Odpadów (KPO)?
Zawsze przed fizycznym przekazaniem odpadów odbiorcy. KPO musi zostać wygenerowana i zatwierdzona w systemie BDO.
Czy można prowadzić ewidencję odpadów w formie papierowej?
Nie. Od 2020 roku wszystkie podmioty objęte obowiązkiem ewidencji odpadów muszą korzystać z elektronicznego systemu BDO.
Jakie dane trzeba wpisywać w KEO?
Między innymi: kod odpadu, masa, sposób zagospodarowania, miejsce przekazania, dane kontrahentów, daty operacji.
Czy muszę mieć osobną KEO dla każdego oddziału firmy?
Tak, ewidencję należy prowadzić osobno dla każdej lokalizacji, w której powstają lub są przetwarzane odpady.
Jak długo trzeba przechowywać dane z ewidencji?
Dokumentację ewidencyjną przechowuje się przez 5 lat, licząc od końca roku, którego dotyczy.
Czy trzeba zgłaszać każdą ilość odpadu?
Tak – nawet niewielkie ilości odpadu, jeśli podlegają ewidencji, muszą być rejestrowane. Istnieje jednak rozporządzenia na niektóre kody całkowicie zwalniające z ewidencji odpadów (link).
Jakie są kary za brak ewidencji odpadów?
Grzywna do 1 mln zł, kary administracyjne oraz cofnięcie decyzji środowiskowych.
Jak mogę sprawdzić, czy odbiorca odpadów ma wymagane zezwolenia?
W systemie BDO dostępna jest wyszukiwarka podmiotów z aktualnymi wpisami i decyzjami. Przed współpracą warto to sprawdzić.
Podsumowanie
Ewidencja odpadów BDO to nie tylko techniczny obowiązek, ale strategiczne narzędzie w zarządzaniu firmą. Prowadząc ją rzetelnie i zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może nie tylko uniknąć sankcji, ale również poprawić efektywność środowiskową i organizacyjną swojej działalności.
Chcesz mieć pewność, że Twoja firma prowadzi ewidencję prawidłowo? Zleć profesjonalny audyt BDO.
